Adenda relativa al Reglamento General de Protección de Datos y Transferencia de Datos

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Adenda relativa al Reglamento General de Protección de Datos y Transferencia de Datos

Esta Adenda de Procesamiento de Datos («adenda») es parte de y modifica los Términos y Condiciones de Guidepoint Advisors entre Guidepoint Global, LLC y el asesor (en lo sucesivo, «acuerdo» o «el acuerdo»). Esta adenda es por y entre, por un lado, Guidepoint Global, LLC —cuya oficina principal se encuentra en la Tercera Avenida nº 730, Nueva York, NY 10017—, (el «encargado del tratamiento» y/o «importador de datos») y, por el otro, el asesor (el «responsable del tratamiento» y/o «exportador de datos»), este último ha sido considerado parte de la adenda al conocer su contenido y elegir no objetar al respecto. Esta adenda se formaliza a partir de la fecha del acuerdo o del 25 de mayo de 2018, lo que sea posterior (la «fecha de entrada en vigor»). En ocasiones, el responsable y el encargado se denominan individualmente como «la parte» y juntos «las partes».

A los efectos de la presente adenda y a menos que se indique lo contrario, los términos aquí escritos con mayúsculas iniciales tendrán el mismo significado que las definiciones utilizadas en el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea («RGPD») o en las cláusulas contractuales tipo para la transferencia de datos personales a los encargados del tratamiento establecidos en terceros países, que figuran en el anexo de la Decisión 2010/87/UE de la Comisión Europea de 5 de febrero de 2010, relativa a las cláusulas contractuales tipo para la transferencia de datos personales a los encargados del tratamiento establecidos en terceros países («cláusulas contractuales tipo» o «cláusulas» adjuntas al presente como anexo 1).

Esta adenda se aplica a los datos personales recopilados o proporcionados por la persona interesada en la Unión Europea. Esta adenda también se aplica, en su parte pertinente, a cualquier dato personal que se trate en la UE.

DECLARACIONES

CONSIDERANDO,​que de conformidad con la prestación de servicios del encargado del tratamiento según el acuerdo, el encargado del tratamiento puede recibir en custodia o almacenar, tratar u obtener acceso a ciertos archivos de datos que pueden contener datos personales tal y como se define en el RGPD y como se describe en el apéndice 1 de este documento;

CONSIDERANDO, ​que las partes desean asegurar que existen procedimientos de protección legal adecuados con respecto a la protección de la vida privada de los interesados de conformidad con el RGPD y por lo tanto desean enmendar el acuerdo según los términos y condiciones establecidos en este documento;

CONSIDERANDO, ​que las leyes europeas de protección de datos exigen que los exportadores de datos en los países de la UE/EEE brinden protección adecuada para las transferencias de datos personales a los países no pertenecientes a la UE/EEE, y dicha protección puede alegarse exigiendo a los importadores de datos que suscriban cláusulas contractuales tipo para la transferencia de datos personales a terceros países en virtud de la Decisión 2004/915/EC de la Comisión Europea, de 27 de diciembre de 2004 (modificada o sustituida periódicamente).

POR CONSIGUIENTE, por y en consideración de los compromisos y acuerdos mutuos aquí contenidos, y cualquier otra causa contractual adecuada, es que por el presente instrumento las partes aceptan y reconocen, acordando las siguientes:

ENMIENDAS AL ACUERDO

 

 



Anexo 1

Cláusulas contractuales tipo (encargados del tratamiento)

A efectos del artículo 26, apartado 2, de la Directiva 95/46/CE para la transferencia de datos personales a los encargados del tratamiento establecidos en terceros países que no garanticen una adecuada protección de datos, el importador de datos y el exportador de datos, tal y como se identifican en el acuerdo, siendo por separado cada uno «la parte» y juntos «las partes»,

ACUERDAN las siguientes cláusulas contractuales (en lo sucesivo, las «cláusulas») con objeto de ofrecer garantías suficientes con respecto a la protección de la vida privada y los derechos y libertades fundamentales de las personas para la transferencia por el exportador de datos al importador de datos de los datos personales especificados en el apéndice 1.

Cláusula 1

Definiciones

A los efectos de las presentes cláusulas:

(a)​«datos personales», «categorías especiales de datos», «tratamiento», «responsable del tratamiento», «encargado del tratamiento», «interesado» y «autoridad de control» tendrán el mismo significado que en la Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 24 de octubre de 1995, relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos:

(b)​por «exportador de datos» se entenderá el responsable del tratamiento que transfiera los datos personales;

(c)​por «importador de datos» se entenderá el encargado del tratamiento que convenga en recibir del exportador datos personales para su posterior tratamiento en nombre de este, de conformidad con sus instrucciones y de los términos de las cláusulas, y que no esté sujeto al sistema de un tercer país por el que se garantice la protección adecuada en el sentido del artículo 25, apartado 1, de la Directiva 95/46/CE;

(d)​por «subencargado del tratamiento» se entenderá cualquier encargado del tratamiento contratado por el importador de datos o por cualquier otro subencargado de este que convenga en recibir del importador de datos, o de cualquier otro subencargado de este, datos personales exclusivamente para las posteriores actividades de tratamiento que se hayan de llevar a cabo en nombre del exportador de datos, de conformidad con sus instrucciones, los términos de las cláusulas y los términos del subcontrato que se haya concluido por escrito;

(e)​por «legislación de protección de datos aplicable» se entenderá la legislación que protege los derechos y libertades fundamentales de las personas y, en particular, su derecho a la vida privada respecto del tratamiento de los datos personales, aplicable al responsable del tratamiento en el Estado miembro en que está establecido el exportador de datos;

(f)​por «medidas de seguridad técnicas y organizativas» se entenderán las destinadas a proteger los datos personales contra su destrucción accidental o ilícita o su pérdida accidental, su alteración, divulgación o acceso no autorizados, especialmente cuando el tratamiento suponga la transmisión de los datos por redes, o cualquier otra forma ilícita de tratamiento.

Cláusula 2

Detalles de la transferencia

Los detalles de la transferencia, en particular, las categorías especiales de los datos personales, quedan especificados si procede en el apéndice 1, que forma parte integrante de las presentes cláusulas.

Cláusula 3

Cláusula de tercero beneficiario

1.​Los interesados podrán exigir al exportador de datos el cumplimiento de la presente cláusula, las letras b) a i) de la cláusula 4, las letras a) a e) y g) a j) de la cláusula 5, los apartados 1 y 2 de la cláusula 6, la cláusula 7, el apartado 2 de la cláusula 8 y las cláusulas 9 a 12, como terceros beneficiarios.

2. ​Los interesados podrán exigir al importador de datos el cumplimiento de la presente cláusula, las letras a) a e) y g) de la cláusula 5, la cláusula 6, la cláusula 7, el apartado 2 de la cláusula 8 y las cláusulas 9 a 12, cuando el exportador de datos haya desaparecido de facto o haya cesado de existir jurídicamente, a menos que cualquier entidad sucesora haya asumido la totalidad de las obligaciones jurídicas del exportador de datos en virtud de contrato o por ministerio de la ley y a resultas de lo cual asuma los derechos y las obligaciones del exportador de datos, en cuyo caso los interesados podrán exigirlos a dicha entidad.

3.​Los interesados podrán exigir al subencargado del tratamiento de datos el cumplimiento de la presente cláusula, las letras a) a e) y g) de la cláusula 5, la cláusula 6, la cláusula 7, el apartado 2 de la cláusula 8 y las cláusulas 9 a 12, en aquellos casos en que ambos, el exportador de datos y el importador de datos, hayan desaparecido de facto o hayan cesado de existir jurídicamente o sean insolventes, a menos que cualquier entidad sucesora haya asumido la totalidad de las obligaciones jurídicas del exportador de datos en virtud de contrato o por ministerio de la ley, a resultas de lo cual asuma los derechos y las obligaciones del exportador de datos, en cuyo caso los interesados podrán exigirlos a dicha entidad. Dicha responsabilidad civil del subencargado del tratamiento de datos se limitará a sus propias operaciones de tratamiento de datos con arreglo a las cláusulas.

4.​Las partes no se oponen a que los interesados estén representados por una asociación u otras entidades, si así lo desean expresamente y lo permite el Derecho nacional.

Cláusula 4

Obligaciones del exportador de datos

El exportador de datos acuerda y garantiza lo siguiente:

(a) ​el tratamiento de los datos personales, incluida la propia transferencia, ha sido efectuado y seguirá efectuándose de conformidad con las normas pertinentes de la legislación de protección de datos aplicable (y, si procede, se ha notificado a las autoridades correspondientes del Estado miembro de establecimiento del exportador de datos) y no infringe las disposiciones legales o reglamentarias en vigor en dicho Estado miembro;

(b)​ha dado al importador de datos, y dará durante la prestación de los servicios de tratamiento de los datos personales, instrucciones para que el tratamiento de los datos personales transferidos se lleve a cabo exclusivamente en nombre del exportador de datos y de conformidad con la legislación de protección de datos aplicable y con las cláusulas;

(c)​el importador de datos ofrecerá garantías suficientes en lo que respecta a las medidas de seguridad técnicas y organizativas especificadas en el apéndice 2 del presente contrato;

(d)​ha verificado que, de conformidad con la legislación de protección de datos aplicable, dichas medidas resultan apropiadas para proteger los datos personales contra su destrucción accidental o ilícita o su pérdida accidental, su alteración, divulgación o acceso no autorizados, especialmente cuando el tratamiento suponga la transmisión de los datos por redes, o contra cualquier otra forma ilícita de tratamiento y que dichas medidas garantizan un nivel de seguridad apropiado a los riegos que entraña el tratamiento y la naturaleza de los datos que han de protegerse, habida cuenta del estado de la técnica y del coste de su aplicación;

(e)​asegurará que dichas medidas se lleven a la práctica;

(f)​si la transferencia incluye categorías especiales de datos, se habrá informado a los interesados, o serán informados antes de que se efectúe aquella, o en cuanto sea posible, de que sus datos podrían ser transferidos a un tercer país que no proporciona la protección adecuada en el sentido de la Directiva 95/46/CE;

(g)​enviará la notificación recibida del importador de datos o de cualquier subencargado del tratamiento de datos a la autoridad de control de la protección de datos, de conformidad con la letra b) de la cláusula 5 y el apartado 3 de la cláusula 8, en caso de que decida proseguir la transferencia o levantar la suspensión;

(h)​pondrá a disposición de los interesados, previa petición de estos, una copia de las cláusulas, a excepción del apéndice 2, y una descripción sumaria de las medidas de seguridad, así como una copia de cualquier contrato para los servicios de subtratamiento de los datos que debe efectuarse de conformidad con las cláusulas, a menos que las cláusulas o el contrato contengan información comercial, en cuyo caso podrá eliminar dicha información comercial;

(i)​que, en caso de subtratamiento, la actividad de tratamiento se llevará a cabo de conformidad con la cláusula 11 por un subencargado del tratamiento que proporcionará por lo menos el mismo nivel de protección de los datos personales y los derechos de los interesados que el importador de datos en virtud de las presentes cláusulas; y

(j)​que asegurará que las letras a) a i) de la cláusula 4 se lleven a la práctica.

Cláusula 5

Obligaciones del importador de datos

El importador de datos acuerda y garantiza lo siguiente:

(a)​tratará los datos personales transferidos solo en nombre del exportador de datos, de conformidad con sus instrucciones y las cláusulas. En caso de que no pueda cumplir estos requisitos por la razón que fuere, informará de ello sin demora al exportador de datos, en cuyo caso este estará facultado para suspender la transferencia de los datos o rescindir el contrato;

(b)​no tiene motivos para creer que la legislación que le es de aplicación le impida cumplir las instrucciones del exportador de datos y sus obligaciones a tenor del contrato y que, en caso de modificación de la legislación que pueda tener un impotente efecto negativo sobre las garantías y obligaciones estipuladas en las cláusulas, notificará al exportador de datos dicho cambio en cuanto tenga conocimiento de él, en cuyo caso este estará facultado para suspender la transferencia de los datos o rescindir el contrato;

(c)​ha puesto en práctica las medidas de seguridad técnicas y organizativas que se indican en el apéndice 2 antes de efectuar el tratamiento de los datos personales transferidos;

(d) ​notificará sin demora al exportador de datos sobre:

(i)​toda solicitud jurídicamente vinculante de divulgar los datos personales presentada por una autoridad encargada de la aplicación de ley a menos que esté prohibido, por ejemplo, por el Derecho penal para preservar la confidencialidad de una investigación llevada a cabo por una de dichas autoridades,

(ii)​todo acceso accidental o no autorizado,

(iii)​toda solicitud sin respuesta recibida directamente de los interesados, a menos que se le autorice;

(e)​tratará adecuadamente en los períodos de tiempo prescritos todas las consultas del exportador de datos relacionadas con el tratamiento que este realice de los datos personales sujetos a transferencia y se atendrá a la opinión de la autoridad de control en lo que respecta al tratamiento de los datos transferidos;

(f) ​ofrecerá a petición del exportador de datos sus instalaciones de tratamiento de datos para que se lleve a cabo la auditoría de las actividades de tratamiento cubiertas por las cláusulas. Esta será realizada por el exportador de datos o por un organismo de inspección, compuesto por miembros independientes con las cualificaciones profesionales necesarias y sujetos a la confidencialidad, seleccionado por el exportador de datos y, cuando corresponda, de conformidad con la autoridad de control;

(g)​pondrá a disposición de los interesados, previa petición de estos, una copia de las cláusulas, o de cualquier contrato existente para el subtratamiento de los datos, a menos que las cláusulas o el contrato contengan información comercial, en cuyo podrá eliminar dicha información comercial, a excepción del apéndice 2 que será sustituido por una descripción sumaria de las medidas de seguridad, en aquellos casos en que el interesado no pueda obtenerlas directamente del exportador de datos;

(h) ​que, en caso de subtratamiento de los datos, habrá informado previamente al exportador de datos y obtenido previamente su consentimiento por escrito;

(i)​que los servicios de tratamiento por el subencargado del tratamiento se llevarán a cabo de conformidad con la cláusula 11;

(j)​enviará sin demora al exportador de datos una copia de cualquier acuerdo con el subencargado del tratamiento que concluya con arreglo a las cláusulas.

Cláusula 6

Responsabilidad

El importador de datos no podrá basarse en un incumplimiento de un subencargado del tratamiento de sus obligaciones para eludir sus propias responsabilidades.

Cláusula 7

Mediación y jurisdicción

1.

El importador de datos acuerda que, si el interesado invoca en su contra derechos de tercero beneficiario o reclama una indemnización por daños y perjuicios con arreglo a las cláusulas, aceptará la decisión del interesado de: a) someter el conflicto a mediación por parte de una persona independiente o, si procede, por parte de la autoridad de control; b) someter el conflicto a los tribunales del Estado miembro de establecimiento del exportador de datos.

2.	Las partes acuerdan que las opciones del interesado no obstaculizarán sus derechos sustantivos o procedimentales a obtener reparación de conformidad con otras disposiciones de Derecho nacional o internacional.

Cláusula 8

Cooperación con las autoridades de control

1.	El exportador de datos acuerda depositar una copia del presente contrato ante la autoridad de control si así lo requiere o si el depósito es exigido por la legislación de protección de datos aplicable.

2.	Las partes acuerdan que la autoridad de control está facultada para auditar al importador, o a cualquier subencargado, en la misma medida y condiciones en que lo haría respecto del exportador de datos conforme a la legislación de protección de datos aplicable.

3.

El importador de datos informará sin demora al exportador de datos en el caso de que la legislación existente aplicable a él o a cualquier subencargado no permita auditar al importador ni a los subencargados, con arreglo al apartado 2. En tal caso, el importador de datos estará autorizado a adoptar las medidas previstas en la letra b) de la cláusula 5.

Cláusula 9

Legislación aplicable

Las cláusulas se regirán por la legislación del Estado miembro de donde está establecido el exportador de datos.

Cláusula 10

Variación del contrato

Las partes se comprometen a no variar o modificar las presentes cláusulas. Esto no excluye que las partes añadan cláusulas relacionadas con sus negocios en caso necesario siempre que no contradigan las cláusulas.

Cláusula 11

Subtratamiento de datos

1. ​El importador de datos no subcontratará ninguna de sus operaciones de procesamiento llevadas a cabo en nombre del exportador de datos con arreglo a las cláusulas sin previo consentimiento por escrito del exportador de datos. Si el importador de datos subcontrata sus obligaciones con arreglo a las cláusulas, con el consentimiento del exportador de datos, lo hará exclusivamente mediante un acuerdo escrito con el subencargado del tratamiento de datos, en el que se le impongan a este las mismas obligaciones impuestas al importador de datos con arreglo a las cláusulas (3). En los casos en que el subencargado del tratamiento de datos no pueda cumplir sus obligaciones de protección de los datos con arreglo a dicho acuerdo escrito, el importador de datos seguirá siendo plenamente responsable frente al exportador de datos del cumplimiento de las obligaciones del subencargado del tratamiento de datos con arreglo a dicho acuerdo.

2.​El contrato escrito previo entre el importador de datos y el subencargado del tratamiento contendrá asimismo una cláusula de tercero beneficiario, tal como se establece en la cláusula 3, para los casos en que el interesado no pueda interponer la demanda de indemnización a que se refiere el apartado 1 de la cláusula 6 contra el exportador de datos o el importador de datos por haber estos desaparecido de facto, cesado de existir jurídicamente o ser insolventes, y ninguna entidad sucesora haya asumido la totalidad de las obligaciones jurídicas del exportador de datos o del importador de datos en virtud de contrato o por ministerio de la ley. Dicha responsabilidad civil del subencargado del tratamiento se limitará a sus propias operaciones de tratamiento de datos con arreglo a las cláusulas.

3. ​Las disposiciones sobre aspectos de la protección de los datos en caso de subcontratación de operaciones de procesamiento a que se refiere el apartado 1 se regirán por la legislación del Estado miembro donde esté establecido el exportador de datos.

4. ​El exportador de datos conservará la lista de los acuerdos de subtratamiento celebrados con arreglo a las cláusulas y notificados por el importador de datos de conformidad con la letra j) de la cláusula 5, lista que se actualizará al menos una vez al año. La lista estará a disposición de la autoridad de control de protección de datos del exportador de datos.

Cláusula 12

Obligaciones una vez finalizada la prestación de los servicios

de tratamiento de los datos personales

1.​Las partes acuerdan que, una vez finalizada la prestación de los servicios de tratamiento de los datos personales, el importador y el subencargado deberán, a discreción del exportador, o bien devolver todos los datos personales transferidos y sus copias, o bien destruirlos por completo y certificar esta circunstancia al exportador, a menos que la legislación aplicable al importador le impida devolver o destruir total o parcialmente los datos personales transferidos. En tal caso, el importador de datos garantiza que guardará el secreto de los datos personales transferidos y que no volverá a someterlos a tratamiento.

2. ​El importador de datos y el subencargado garantizan que, a petición del exportador o de la autoridad de control, pondrá a disposición sus instalaciones de tratamiento de los datos para que se lleve a cabo la auditoría de las medidas mencionadas en el apartado 1.



APÉNDICE 1 A LAS CLÁUSULAS CONTRACTUALES TIPO

El presente apéndice forma parte integrante de las cláusulas y deberá ser cumplimentado y suscrito por las partes.

Los Estados miembros podrán completar o especificar, de conformidad con sus procedimientos nacionales, cualquier información que deba incluirse en el presente apéndice.

Exportador de datos

El exportador de datos es (especifique brevemente sus actividades correspondientes a la transferencia):

El responsable (exportador de datos) se ha comprometido con el importador de datos y le proporcionará servicios potenciales de asesoramiento o servicios relacionados a los clientes del importador, y a cambio este realizará un pago al exportador de datos.

Importador de datos

El importador de datos es (especifique brevemente sus actividades correspondientes a la transferencia):

Guidepoint es el importador de datos. El responsable (exportador de datos) se ha comprometido con el importador de datos y le proporcionará servicios potenciales de asesoramiento o servicios relacionados a los clientes del importador, y a cambio este realizará un pago al exportador de datos.

Interesados

Los datos personales transferidos se refieren a las siguientes categorías de interesados:

Categorías de datos

Los datos personales transferidos se refieren a las siguientes categorías de datos:

Categorías especiales de datos (si es pertinente)

Los datos personales transferidos se refieren a las siguientes categorías especiales de datos:

Ninguna.

Operaciones de tratamiento

Los datos personales transferidos serán sometidos a las operaciones básicas de tratamiento siguientes:

Los datos proporcionados relevantes para las personas interesadas son utilizados para que el encargadopueda dar servicios y apoyo al responsable en el curso normal del tratamiento, incluyendo lascomunicaciones con propósitos comerciales varios, el cumplimiento legal (incluido el cumplimiento delRGPD y la constancia de las instrucciones por escrito) y otros usos comerciales previstos y significativosdentro del alcance del acuerdo.  



APÉNDICE 2 A LAS CLÁUSULAS CONTRACTUALES TIPO

El presente apéndice forma parte integrante de las cláusulas y deberá ser cumplimentado y suscrito por las partes.

Descripción de las medidas de seguridad técnicas y organizativas puestas en práctica por el importador de datos de conformidad con la letra d) de la cláusula 4 y la letra c) de la cláusula 5 (o documento o legislación adjuntos):